ADEO Lotus Solutions

Nasze rozwiązania dedykowane są dla szeroko pojętego e-Biznesu. Lotus Domino/Notes to nowoczesna platforma pracy grupowej stworzona przez firmę Lotus/IBM przeznaczona do pracy w środowisku rozproszonym, a przede wszystkim do zarządzania informacją i dokumentami w przedsiębiorstwie. Środowisko pracy Klient-Serwer zapewnia bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych, współpracę z innymi systemami klasy ERP II, wysoką wydajność pracy oraz skalowalność.


Najwięksi wybrali Lotus Domino/Notes!

W swej ofercie ADEO posiada gotowe moduły (bazy i aplikacje), które można łączyć ze sobą i w ten sposób otrzymać rozwiązania takie jak:

Katalog produktów ADEO Lotus Notes

Poniżej przedstawiony został zestaw aplikacji, które są do nabycia w ADEO

Oferty i zamówienia

Aplikacja służy do przygotowywania ofert dla klientów. Jest ściśle powiązana z modułami Cennik, Klienci, Pracownicy, Ścieżki obiegu. Niezbędne dane potrzebne do przygotowania oferty są automatycznie pobierane i przeliczane z dokumentów zarejestrowanych w wymienionych wcześniej modułach. Przygotowana oferta w bazie Lotus zostaje przekształcona do dokumentu Word, a następnie może zostać wysłana mailem lub po wydrukowaniu, pocztą, czy też faksem. Na podstawie przygotowanej oferty system umożliwia wygenerowanie dokumentu potwierdzenia zamówienia dla klienta z możliwością korekty zamawianych pozycji. Przygotowane potwierdzenia zamówień dla klientów są sprawdzane ze stanem magazynowym on-line i system automatycznie uzupełnia pozycję terminu dostawy na dokumencie potwierdzenia zamówienia. Jeśli produktu nie ma na stanie w magazynie, system automatycznie przygotowuje zamówienie na dany produkt, a na dokumencie potwierdzenia zamówienia pozwala osobie weryfikującej dokument wprowadzić przewidywany termin dostawy.

Pracownicy

Aplikacja służy do rejestrowania danych o pracownikach firmy. Informacje są pogrupowane tematycznie na dane podstawowe, dane dla działu kadr i inne. Dostęp do rejestrowania, modyfikowania i oglądania poszczególnych grup danych jest zróżnicowany dla użytkowników w systemie. Administrator bazy ustanawia poziomy dostępu na poziomie dokumentu dla różnych grup użytkowników w dokumentach konfiguracyjnych dla bazy danych.

Struktura organizacyjna

Aplikacja służy do definiowania oddziałów firmy, działów i stanowisk po to, aby na ich podstawie zdefiniować hierarchię całej organizacji i przedstawić zależności stanowiskowe. Pod właściwe miejsce w strukturze można podpiąć dokumenty pracowników z bazy Pracownicy. Moduł ten można wykorzystać w aplikacjach zarządzających obiegiem dokumentów. Zdefiniowane miejsce pracownika w strukturze organizacyjnej pozwala na szybki dostęp do informacji na temat jego poprzedników i następników, a w ten sposób automatyczne przekazanie dokumentu do akceptacji bez konieczności wybierania z listy właściwej osoby.

Aplikacja posiada wbudowane mechanizmy do graficznego przedstawienia struktury organizacji. W tym celu aplikacja współpracuje w z pakietem Office XP, a struktura graficzna może zostać utworzona w pliku Word lub Excel. Aplikacja umożliwia również przedstawienie graficzne struktury w postaci strony www (plik html). Efektem końcowym jest wydruk schematu organizacyjnego.

Klienci

Aplikacja służy do rejestrowania danych o klientach i ich pracownikach. Rozbudowana Karta Klienta pozwala na umieszczenie nie tylko danych teleadresowych klienta, ale również szczegółową charakterystykę klienta, wielkość jego upustów, warunki jego płatności (w tym limit kredytowy przy zakupach) i inne administracyjne informacje. Każdy klient ma przyporządkowanego opiekuna po stronie firmy. Dokument pracownika klienta pozwala na przechowywanie adresu mailowego tej osoby, co zdecydowanie ułatwia wysyłanie maili do klientów i tworzenia korespondencji seryjnej przy wykorzystaniu właśnie modułu Klienci (patrz moduł Korespondencja seryjna). Moduł jest wykorzystywany do rejestrowania kontaktów z klientami, przygotowywania ofert dla nich, tworzenia zamówień dla firmy, tworzenia korespondencji seryjnej.

Kontakty

Aplikacja służy do rejestrowania kontaktów z klientami. Pozwala na zarejestrowanie informacji z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej czy też odbytego spotkania, wklejenie wiadomości przysłanej od klienta lub wysłanej do niego (wraz z dołączonymi do wiadomości plikami). Ułatwia w ten sposób dostęp do informacji o historii kontaktów z klientem dla osób uprawnionych.

Zadania

Aplikacja służy do rejestrowania planowanych zadań do wykonania przez pracowników w firmie. Zadanie ma nadany priorytet (ważność w kolejności wykonywania zadań) oraz zadany przedział czasowy przeznaczony na jego realizację. Aplikacja umożliwia włączenie powiadomienia o zbliżającym się terminie realizacji zadania. W tym celu tworzony jest automatycznie wpis (alert) w kalendarzu skrzynki pocztowej użytkownika, który we właściwym czasie objawia się w postaci komunikatu na ekranie użytkownika.

Faktury

Aplikacja służy do wsparcia sprzedaży i rozliczania rozrachunków z klientami. Nie każdy pracownik może mieć dostęp do danych w systemie finansowo-księgowym, a wielu z nich (przede wszystkim sprzedawców) potrzebuje wiedzieć, czy klient składający zamówienie jest wiarygodnym klientem - tzn., czy wywiązuje się z płatności terminowo. W tym też celu system Lotus komunikuje się z systemem finansowo-księgowym i tworzy w swojej bazie dokumenty zawierające niezbędne dane o fakturach wystawionych klientom. Sprzedawca ma wgląd do wystawionych faktur . W momencie, gdy w systemie finansowo-księgowym zostanie uzupełniona informacja o dacie zapłaty, system Lotus aktualizuje ten wpis na dokumencie w swojej bazie danych. Widoki faktur zostały zaprojektowane tak, aby łatwo i szybko (np. podczas rozmowy telefonicznej z klientem) zweryfikować jego płatności. Widoki przedstawiają bowiem dokementy pogrupowane wg właściwych kategorii dla płatności w terminie, po terminie, niezapłaconych, dla których termin jeszcze nie minął, czy wreszcie przeterminowanych. Aplikacja ta wykorzystywana jest w procesie przygotowywania potwierdzenia zamówienia dla klienta. System wylicza wartość niezapłaconych jeszcze przez niego faktur, porównuje ją z limitem kredytowym klienta w bazie Klienci i w zależności od zdefiniowanych w systemie warunków sprzedaży, uniemożliwia przygotowanie dokumentu potwierdzenia zamówienia dla klienta.

Cennik

Aplikacja służy do rejestrowania produktów handlowych w firmie. Pozwala na dynamiczne tworzenie grup produktowych wraz z podgrupami i umożliwia odpowiednie przyporządkowanie produktów. Mechanizmy eksportu i importu danych pozwalają na łatwe i szybkie przygotowanie cennika (lub jego części) w arkuszu Excel oraz analogicznie na wczytanie do systemu Lotus cennika z tego samego rodzaju pliku.

Stany magazynowe

Aplikacja służy do przeglądania aktualnych stanów magazynowych i generowania zamówień towarów do dostawców na podstawie zgłoszeń zapotrzebowania na produkt. Współpracuje z systemem finansowo-księgowym, w którym rejestrowane są wielkości dostaw towarów. Wbudowane mechanizmy pozwalają na automatyczną aktualizację dokumentów stanów magazynowych wraz z informacjami na temat rezerwacji towarów dla Klientów. Polega to na tym, że system wykonuje w tle połączenie z systemem finansowo-księgowym, pobiera niezbędne dane i aktualizuje dokumenty w bazie Lotus. Zaletą tego rozwiązania jest dostęp do stanu magazynów przez użytkowników bez konieczności posiadania dostępu do systemu finansowo-księgowego. Administrator systemu sam definiuje częstotliwość aktualizacji danych w ciągu dnia. Aplikacja umożliwia tworzenie pojedynczych zamówień na towary przez pracowników, co w końcowym efekcie pozwala automatycznie wygenerować zamówienie zbiorcze na określone towary w postaci dokumentu Word i wysłać je do dostawcy. Aplikacja współpracuje z bazą Oferty i zamówienia, gdzie podczas weryfikacji potwierdzenia zamówienia system sprawdza dostępność towaru w magazynie (gdy towaru nie ma na stanie system automatycznie tworzy dokument zamówienia na dany towar). Zaprojektowane odpowiednio widoki ułatwiają przeglądanie zamówionych towarów i terminów ich dostaw.

Korespondencja seryjna

Aplikacja służy do tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów i seryjnej ich wysyłki do wybranej z listy grupy użytkowników. Jest ona powiązana z pakietem Office, dzięki czemu tworzone dokumenty są dokumentamiWord. Zdefiniowanie szablonów dokumentów pozwala na wstawienie do nich pól niezbędnych w korespondencji (dane teleadresowe klienta itp.) pobieranych z bazy Klienci, co w konsekwencji pozwala na automatyczne wygenerowanie pism do tych klientów i wydrukowanie ich, bądź wysłanie w postaci maila. Korespondencja ta umożliwia również przygotowanie i wydrukowanie etykiet adresowych przy wykorzystaniu programu Word. Poza seryjnym tworzeniem i wysyłką pism aplikacja umożliwia również przygotowanie i wysyłkę maili. Zaletą takiego rozwiązania jest przechowywanie w jednym miejscu wszelkiej korespondencji z klientem realizowanej przez różnych użytkowników w systemie. Moduł ten może zostać podpięty do dowolnej bazy klientów istniejącej w systemie Lotus.

Obieg dokumentów

Jest to w pełni konfigurowalny mechanizm zarządzający obiegiem dokumentów tworzonych w środowisku lotusowym. Jest to tzw. silnik dla innych baz, które wymagają mechanizmów obiegu dokumentów. Aplikacja wspomagana jest przez moduł Struktura hierarchiczna, w którym definiuje się m.in. stanowiska pracy i przyporządkowuje się do nich właściwych pracowników. Dzięki temu można zdefiniować różne profile użytkowników akceptujących dokumenty w systemie wykorzystując nazwę stanowiska, a nie konkretną nazwę z książki adresowej. Aplikacja jest w pełni konfigurowalna od strony dokumentów, dla których mają obowiązywać ścieżki obiegu. Konfiguracja dotyczy rodzaju weryfikacji dokumentu, parametrów dla każdego rodzaju weryfikacji i dalszego postępowania w zależności od wyników weryfikacji. Rodzajami weryfikacji są dowolne pola na dokumencie (np. pole kwotowe, produktowe). Każdy z użytkowników ma przydzielony profil tworzenia dokumentów (nadany indywidualnie bądź poprzez przynależność do działu lub stanowiska w strukturze hierarchicznej). Dla każdego rodzaju weryfikacji profile te są zdefiniowane osobno, można również definiować dodatkowe dla różnych parametrów. Dopiero ich suma daje pełny obraz zdefiniowanej ścieżki obiegu dokumentu. Dodatkowo użytkownicy zatwierdzający posiadają własne profile akceptacji, na których ustala się widoczność właściwych na danym etapie akceptacji przycisków, parametry akceptacji (np. do określonej kwoty) itd.

Projekty

Aplikacja służy do zarządzania projektami i zadaniami. Umożliwia definiowanie dokumentów projektowych i przyporządkowanie do nich właściwych pracowników. Istnieje możliwość podziału projektu na kilka zadań. Każdy projekt i zadanie ma określony czas rozpoczęcia i zakończenia. Aplikacja pozwala na przechowywanie dokumentacji jak również innych dokumentów towarzyszących. Może współpracować z bazą RCP czy Delegacje.

RCP

Aplikacja służąca do rozliczania czasu pracy pracowników oraz przygotowywania rozliczeń dla Klientów z wykonanych prac w zadanym okresie czasu. Udostępnia szereg podsumowań czasu pracy poświęconej projektom i zadaniom przez poszczególnych pracowników firmy. Umożliwia to lepsze przewidywanie i optymalizację przyszłych prac, jak również daje obraz wydajności pracowników. Aplikacja pozwala na przygotowanie raportu dla Klienta w postaci wykazu czasu i rodzaju prac wykonanych dla niego w zadanym okresie czasu, co może np. stanowić podstawę do rozliczeń z Klientem (wystawienie faktury). Jest to niezawodne narzędzie w ręku każdego menadżera.

CRM

Jest to wielomodułowa aplikacja, która pozwala zarządzać danymi klientów i pracowników, produktami i usługami, relacjami i kontaktami pracowników z klientami, zadaniami dla pracowników. Umożliwia tworzenie i wysyłanie korespondencji seryjnej do klientów, wystawianie ofert na pozycje znajdujące się w cenniku przy uwzględnieniu ich stanu w magazynach. Prowadzona jest pełna rejestracja aktywności pracownika, co pozwala na uzyskanie później podsumowania wydajności jego pracy w kontaktach z klientami. System umożliwia analizowanie wielkości sprzedaży oferowanych produktów i usług. W ofercie znajdują się dwie wersje CRM. Pierwsza jest w pełni powiązana z pakietem MS Office, dzięki czemu wszelkie tworzone dokumenty są dokumentami Ms Word bądź Ms Excel, druga to wersja lotusowa – oferty, faktury, pisma, maile, itd. są dokumentami lotusowymi. Aplikacja jest zbudowana z modułów opisanych powyżej. Niezbędne narzędzie w ręku każdego sprzedawcy i menadżera!

Delegacje

Aplikacja służy do wnioskowania i zatwierdzania zaliczek na podróż służbową, rejestrowania faktur, innych dokumentów zakupu oraz dokumentów diet dla podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych, automatycznego wyliczania należnych w podróży służbowej diet, automatycznego wyliczania i tworzenia Ewidencji przebiegu pojazdu (wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych), tworzenia raportów delegacji z odbytych podróży, tworzenia plików transferowych do systemu finansowo-księgowego, zawierających wszystkie informacje niezbędne do księgowania. Aplikacja zawiera zdefiniowaną strukturę organizacyjną firmy, dokumenty pracowników definiujące m.in. ich zwierzchników (osoby zatwierdzające raporty kosztów w obiegu) oraz wykaz samochodów służbowych firmy (i przyporządkowanych do nich pracowników, a co za tym idzie, możliwość bieżącej aktualizacji stanu licznika pojazdu przez samego zainteresowanego). Użytkownik w systemie może wykonać wszystkie czynności związane z wnioskowaniem o zaliczkę, rejestrowaniem poniesionych kosztów i należnych mu diet, aż w końcu może wygenerować raport zbiorczy wszystkich kosztów delegacji, na którym system może automatycznie rozliczyć wypłaconą wcześniej pracownikowi zaliczkę (a także odpytać o stan licznika samochodu służbowego). Wbudowany mechanizm obiegu dokumentu raportu pozwala na jego zatwierdzanie lub odrzucanie na kilku szczeblach obiegu, aż raport zostanie ostatecznie zatwierdzony przez pracownika księgowości. Aby usprawnić pracę wszystkim uczestnikom procesu rozliczania delegacji, użytkownik wprowadza do systemu tylko niezbędne dane typu data, kwota, rodzaj wydatku, a system sam dokonuje stosownych obliczeń. Użytkownicy - księgowi - mają do dyspozycji konfigurowalne menu kategorii kosztów, które przechowuje istotne dla księgowania informacje o koszcie (w tym jego kwocie netto i VAT). Na podstawie tych informacji pracownik księgowości może wygenerować plik tekstowy z zatwierdzonych raportów delegacji, który wystarczy tylko wczytać do systemu finansowo-księgowego, po czym nastąpi automatyczne księgowanie. Aplikacja zawiera mechanizmy archiwizacji wybranych dokumentów, różne poziomy dostępu do tworzenia, modyfikowania i czytania dokumentów.

Zaufali nam: